Na każdej wspólnocie staje mały serwer z agentem Mr Admin — obsługuje pocztę mieszkańców, awarie, pisma i terminy u siebie, na miejscu. W biurze zarządcy zostaje jeden węzeł centralny, który widzi całą sieć.
Na Narutowicza staje węzeł centralny. To stąd Mr Admin rozstawia się po mieście: zna każdy budynek w portfelu, pilnuje terminów i zbiera wszystko, co zdarzyło się w sieci — w jednym panelu, bez przeskakiwania między skrzynkami.
Macka z centrali wbija się w ziemię i wspólnota dostaje własny węzeł — kartę wielkości dłoni w szafce technicznej. Na niej stoi strona wspólnoty, skrzynka, dokumenty i agent, który to obsługuje.
Zgłoszenie z lokalu 14 trafia do węzła wspólnoty. Mr Admin czyta je, wzywa konserwatora, powiadamia lokale pod pionem i zakłada sprawę z terminem. Zarząd dostaje jedną decyzję do kliknięcia — akceptację kosztu.
Uszkodzone lusterko na parkingu, zdarzenie przy śmietniku, wniosek policji. Agent wyodrębnia materiał z żądanego okna czasowego i opisuje zdarzenie — udostępnia dopiero po decyzji uprawnionych.
Rozliczenie mediów, zawiadomienia o zmianie zaliczki, projekty uchwał, zaświadczenia. Agent przygotowuje komplet gotowy do podpisu i publikuje na stronie wspólnoty, a terminy przeglądów pilnuje sam.
Każdy węzeł pracuje u siebie, ale melduje się do centrali. Zarządca widzi w jednym miejscu, co się dzieje w całym portfelu — i co czeka na decyzję człowieka.
System rozliczeniowy zostaje tam, gdzie jest, i dalej jest jedynym źródłem prawdy. Mr Admin odczytuje z niego to, co uzgodnimy, i przejmuje powtarzalną pracę wokół niego — a wysyła i zapisuje wyłącznie w uzgodnionym zakresie.
Mail mieszkańca, zgłoszenie ze strony, termin z rejestru, faktura, zdarzenie z kamery. Wszystko w jednym strumieniu tej wspólnoty.
Czyta treść, dobiera dane z systemu rozliczeniowego, pisze odpowiedź albo pismo w języku nadawcy i zakłada sprawę z terminem.
Pracownik sprawdza gotowe i klika. Sprawa idzie dalej, termin jest pilnowany, a całość widać w węźle centralnym.
Sześć rzeczy, które dzieją się same na każdym węźle — a zespół zarządcy tylko sprawdza i klika.
Odpowiedź gotowa według zatwierdzonych wzorców, w języku nadawcy. Pracownik czyta i klika, zamiast pisać od zera.
Ogłoszenia na klatkę, zawiadomienia, projekty uchwał, zaświadczenia — gotowe do podpisu, z historią wersji.
Zgłoszenie trafia od razu do konserwatora, z terminem i osobą odpowiedzialną. Nic nie ginie w skrzynce.
Przeglądy kominiarskie i gazowe, dozór UDT wind, polisy, zebrania. Agent przypomina z wyprzedzeniem i pilnuje kolejnych kroków.
Nagranie zabezpieczone zanim się nadpisze, z listą zdarzeń i osobą odpowiedzialną. Udostępnienie po decyzji uprawnionych.
Powstaje razem z węzłem i sama się aktualizuje: ogłoszenia, dokumenty, e-kartoteka za loginem. Własna domena.
Domidia Dom 5 i MMSoft zostają na miejscu. Węzeł ma dostęp wyłącznie do odczytu uzgodnionego zakresu — technicznie nie może nic zmienić w systemie zarządcy. Mieszkaniec loguje się tym, co już ma, albo dostaje jednorazowy link na maila; hasła nie przechowujemy w ogóle.
Kartoteki lokali, salda, terminy — czytane na bieżąco. Zero uprawnień do zapisu po stronie systemu zarządcy.
Eksporty i pliki wymiany (XML/CSV, MT940), KSeF/JPK, poczta oraz internetowe kartoteki mieszkańców. Bez wtyczek w cudzym oprogramowaniu.
Odczytane dane lądują na serwerze wspólnoty. Zakres, częstotliwość i retencję spisujemy przed startem — razem z RODO/DPA.
Koszt dzieli się tak, jak odpowiedzialność. Każda wspólnota finansuje własny węzeł — bo to jej strona, jej dokumenty i jej sprawy. Zarządca płaci wyłącznie za węzeł centralny.
Wspólnota to odrębny byt prawny z własnym NIP — faktura trafia na wspólnotę i jest kosztem jej nieruchomości, nie budżetu zarządcy. W cenie: agent z pocztą wielojęzyczną, strona z domeną, repozytorium dokumentów, utrzymanie i SLA. Po 3 miesiącach serwer przechodzi na własność wspólnoty, z 2 latami gwarancji.
Panel spraw, komunikator, zarządzanie siecią agentów i wspólna baza wiedzy firmy. Przy 5 wspólnotach to 1 500 zł netto miesięcznie — i to cały bezpośredni koszt zarządcy. Kosztów węzłów nie sumujemy w Państwa budżecie, ponoszą je wspólnoty. Rabat wolumenowy powyżej 50 wspólnot.