Na każdej wspólnocie staje mały serwer z agentem Mr Admin — obsługuje pocztę mieszkańców, awarie, pisma i terminy u siebie, na miejscu. W biurze zarządcy zostaje jeden węzeł centralny, który widzi całą sieć.
Na Narutowicza staje węzeł centralny. To stąd Mr Admin rozstawia się po mieście: zna każdy budynek w portfelu, pilnuje terminów i zbiera wszystko, co zdarzyło się w sieci.
Macka z centrali wbija się w dach i wspólnota dostaje własny węzeł — kartę wielkości dłoni w szafce technicznej. Na niej stoi strona wspólnoty, skrzynka, dokumenty i agent, który to obsługuje.
Zgłoszenie z lokalu 14 trafia do węzła wspólnoty. Mr Admin czyta je, wzywa konserwatora, powiadamia lokale pod pionem i zakłada sprawę z terminem. Zarząd dostaje jedną decyzję do kliknięcia.
Uszkodzone lusterko na parkingu, zdarzenie przy śmietniku, wniosek policji. Agent wyodrębnia materiał z żądanego okna czasowego — udostępnia dopiero po decyzji uprawnionych.
Rozliczenie mediów, zawiadomienia o zmianie zaliczki, projekty uchwał. Agent przygotowuje komplet gotowy do podpisu, a terminy przeglądów pilnuje sam.
Każdy węzeł pracuje u siebie, ale melduje się do centrali. Zarządca widzi w jednym miejscu, co dzieje się w całym portfelu — i co czeka na decyzję człowieka.
System rozliczeniowy zostaje tam, gdzie jest, i dalej jest jedynym źródłem prawdy. Mr Admin odczytuje z niego to, co uzgodnimy, i przejmuje powtarzalną pracę wokół niego — a wysyła i zapisuje wyłącznie w uzgodnionym zakresie.
Mail mieszkańca, zgłoszenie ze strony, termin z rejestru, faktura, zdarzenie z kamery — w jednym strumieniu tej wspólnoty.
Czyta treść, dobiera dane z systemu rozliczeniowego, pisze odpowiedź albo pismo w języku nadawcy i zakłada sprawę z terminem.
Pracownik sprawdza gotowe i klika. Sprawa idzie dalej, termin jest pilnowany, a całość widać w węźle centralnym.
Sześć rzeczy, które dzieją się same na każdym węźle — a zespół zarządcy tylko sprawdza i klika.
Odpowiedź gotowa według zatwierdzonych wzorców, w języku nadawcy. Pracownik czyta i klika, zamiast pisać od zera.
Ogłoszenia na klatkę, zawiadomienia, projekty uchwał, zaświadczenia — gotowe do podpisu, z historią wersji.
Zgłoszenie trafia od razu do konserwatora, z terminem i osobą odpowiedzialną. Nic nie ginie w skrzynce.
Przeglądy kominiarskie i gazowe, dozór UDT wind, polisy, zebrania. Agent przypomina z wyprzedzeniem.
Nagranie zabezpieczone zanim się nadpisze, z listą zdarzeń. Udostępnienie po decyzji uprawnionych.
Powstaje razem z węzłem i sama się aktualizuje: ogłoszenia, dokumenty, e-kartoteka za loginem. Własna domena.
Koszt dzieli się tak, jak odpowiedzialność. Każda wspólnota finansuje własny węzeł — bo to jej strona, jej dokumenty i jej sprawy. Zarządca płaci wyłącznie za węzeł centralny.
Wspólnota to odrębny byt prawny z własnym NIP — faktura trafia na wspólnotę i jest kosztem jej nieruchomości, nie budżetu zarządcy. W cenie: agent z pocztą wielojęzyczną, strona z domeną, repozytorium dokumentów, utrzymanie i SLA. Po 3 miesiącach serwer przechodzi na własność wspólnoty, z 2 latami gwarancji.
Panel spraw, komunikator, zarządzanie siecią agentów i wspólna baza wiedzy firmy. Przy 5 wspólnotach to 1 500 zł netto miesięcznie — i to cały bezpośredni koszt zarządcy. Kosztów węzłów nie sumujemy w Państwa budżecie. Rabat wolumenowy powyżej 50 wspólnot.